Документы долгого хранения: правила, периоды и методы

В любой компании ведется немедленно большое число ответственных бухгалтерских, кадровых и правоподтверждающих документов. И все эти бумаги необходимо конкретным образом хранить. Кроме того, что документы имеют различную стадию важности, у всякого из них имеется свой период хранения. В случае если компания будет соблюдать все подобающие правила и периоды, то сумеет избежать многих неприятностей.
Первыми документами, которые получает каждая компания, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для компании - крайне важны и нужны в самых разных обстановках. При утере такие документы легко восстанавливаются, после оплаты государственной госпошлины. Не смотря на то, что предпочтительнее ничего, конечно же, не терять - а для этого необходимо четко знать, как, при каких условиях и какое количество необходимо хранить ту либо другую документацию.

Хранение правоподтверждающих документов

Согласно с притязаниями статьи 52 ГК РФ РФ, любое юрлицо создается на базе учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-юридической формы учреждения. Но, как правило это лишь Устав. Кроме того у всех компаний имеется свидетельство о регистрации. Помимо этого, все плательщики налогов получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ непременно имеется в присутствии учредительный контракт, а у акционерных предприятий существует еще реестр ценных бумаг и их обладателей.
Правоподтверждающими документами компании постоянно считались документы, которые имеют правовое значение для деятельности компании в общем и имевшие бумажный вид. Но с появлением полноценного электронного документооборота в Российской Федерации электронные документы получили одинаковое воздействие с бумажными. К тому же, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота.

Материалы по тематике

Бизнесу позволили не предоставлять уставные документы без потребности

К примеру, для получения разных госуслуг и осуществления де-юре значимых деяний правовые лица получили право не предоставлять должностным лицам бумажные документы, устанавливающие права. Такое изменение основано на том условии, что все нужные сведения об этих документах уже находятся в едином реестре госрегистрации юрлиц. Любой государственный служащий либо нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю необходимую информацию в любую секунду. А, скажем, ООО получили право обходиться совсем без бумажного Устава и применять типовой электронный Устав.
Хранение таких документов должно совершаться в обособленном месте. В большинстве случаев, это обособленная папка, размещённая в сейф. Хранить этот сейф с документацией должен руководитель либо главбух компании, в качестве ее первых лиц. В случае если в организации имеется правовой отдел, то доверить хранение могут и адвокатам, но нести ответственность согласно законодательству, в случае порчи либо потери документов, будет все равно начальник компании.

Материалы по тематике

Глава государства утвердил типовые уставы для ООО

Особенные притязания к режиму и периодам хранения правоподтверждающих документов определены для акционерных предприятий. 16 июля 2003 года было принято распоряжение ФКЦБ N 03-33/пс "Об одобрении Положения о режиме и периодах хранения документов акционерных предприятий". Для правовых компаний иных организационно-юридических форм, например для ООО, периоды и режим хранения таких документов не отрегулированы особыми нормативно правовыми актами. Это обусловлено тем обстоятельством, что акционерные предприятия имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению коих согласно обычаям предъявляются особенные притязания.
Так как компания ведет бизнес активность и взаимодействует с другими компаниями, то документы, устанавливающие права постоянно приходится кому-нибудь представлять. Исходя из этого обязан вестись особый реестр их выдачи и возврата. На базе этого реестра в любой момент возможно будет отыскать того, кто не возвратил либо утратил тот либо другой документ. В случае если функционировать совсем по притязаниям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее нужно положить лист, который будет его заменять. На этом странице должно быть указано название и реквизиты документа, и вдобавок его краткое содержание. Заверен обязан быть таковой "документозаменитель" 2 подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но фактически так делают весьма редко.
Но возвратимся к периодам хранения правоподтверждающих документов. В действительности, все довольно просто - эти документы должны храниться все время, пока компания существует. А также после того, как ее не станет. Документы нужно сдать в архив, как следует из установленных законодательством требований и нормативно правовых актов. Хранение документации регулирует Список типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, муниципальных органов власти и компаний, с указанием периодов хранения, утвержденный приказом Минкультуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года. Согласно с его разделением 1.5 «Документационное обеспечение управления и компания хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/местного архива о составе переданных документов приватизируемой либо ликвидируемой компании о том, что они подлежат постоянному хранению. Но, имеется документы, для коих определены конкретные периоды хранения - это разные письма, оповещения и извещения об изменениях в статусе компании и других переменах. Такие документы будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи.
Коммерческие структуры, по общему правилу, не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по окончании временных периодов хранения, конкретных для них в списках и других нормативно правовых актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные периоды хранения, предусмотрена ответственность согласно административному законодательству, регулированная статьей 13.25 Кодекса РФ об нарушениях административного законодательства.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Помимо правоподтверждающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налог учёт. Даже те компании, которые избавлены от таковой потребности соблюдения притязаний закона "О бухгалтерском учете", все равно ведут учетные документы своей денежной деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и периоды хранения.
Нужно понимать, что всю бухгалтерию возможно условно поделить на две многочисленные группы:

1. Первичные документы.
2. Учетные документы.

Первичные документы имеют существенно громадную ценность. Так как в большинстве случаев - это те документы, которые поступают в компанию извне, от ее контрагентов. На базе первичных документов, имеющих конкретные форму и вид, совершаются все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все контракты, акты, счета-фактуры и накладные, и вдобавок ряд других документов. Потому, что эти бумаги подтверждают каких-то де-юре значимые деяния, они имеют особенные притязания - как к содержанию, так и к условиям и периодам хранения. Действительно, сейчас и первичные документы могут быть по электронным каналам связи. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, и вдобавок заверены опытной электронной подписью. Периоды же хранения электронных и бумажных документов ничем не различаются.
Вс


Посмотрите еще хорошую информацию по вопросу профессия юрист. Это может оказаться весьма интересно.